'El correo electrónico, ese enemigo mortal', por F. Hernández

Tengo que empezar haciendo una confesión. Soy muy desordenado. Mucho. Y aunque durante muchos años pude sobrevivir a base de memoria y trabajo, hubo un momento en que tenía a mi alrededor más papeles de los que era capaz de controlar. Y lo que es peor, mi desorden no solo me afectaba a mí, sino que repercutía en mi equipo. Así que empecé a mirar métodos para mejorar mi orden, no sólo desde la gestión de los papeles (o los no papeles, como el correo electrónico), sino de qué tenía que hacer (mis tareas) y cómo comunicarme mejor con mis compañeros. Así que llegué a blogs y libros de productividad.

Lo hice con un sano escepticismo que os recomiendo. Muchos libros toman el nombre de la ciencia en vano. Sobre todo, el de la neurociencia. Así que debo reconocer que en esto de la productividad personal hay mucho de “a mí me funciona”. Afortunadamente, hay uno enorme variedad de recetas a las que agarrarse, y en los próximos boletines hablaremos de métodos, trucos y aplicaciones que pueden hacernos la vida más fácil. Aquí iré mostrando algunos de ellos, y espero que podáis compartir los que utilicéis vosotros.

VACIAR LA BANDEJA DE ENTRADA

El primer enemigo es el correo electrónico, que nos interrumpe constantemente y cambia el foco de nuestra atención. Hay varios trucos para intentar someterlo (como tener desactivadas las notificaciones, ya hablaremos de ello en otro momento). Uno de los que mejor me funciona es tener siempre vacía la bandeja de entrada. Esta técnica, llamada también inbox zero tiene como objetivo controlarla para tenerla a cero al final de cada jornada de trabajo. Como en muchas de estas técnicas, se trata de mirar cada elemento, en este caso cada correo que recibimos, una sola vez y decidir qué hacemos con él: responderlo inmediatamente, si nos va a costar menos de dos minutos; guardarlo en una carpeta (que vayamos a mirar, claro), si la respuesta nos va a llevar más tiempo; archivarlo de alguna forma, si contiene información útil (en el propio correo, o en Evernote o OneNote), y, sobre todo, enviarlo a la papelera si no sirve para nada. Tenemos que enviar más correos a la papelera. Muchos más.

¿Cuál es el efecto de mantener la bandeja de entrada a cero? El primero y principal, que no tenemos una lista interminable de mensajes que recorremos una y otra vez para ver si tenemos que hacer algo con ellos. Además, cuanto más borremos, más ligero nos irá el sistema. Pero no hay que obsesionarse. Tener la bandeja de entrada a cero es una forma de hablar: que no haya más de diez o veinte mensajes.